Bạn có bao giờ cảm thấy không có đủ thời gian để làm hết những việc mình muốn? Bạn có bao giờ cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi và lo lắng vì phải đối mặt với “deadlines”? Bạn có bao giờ cảm thấy hối tiếc vì đã lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng? Nếu câu trả lời là có, kỹ năng quản lý thời gian chính là điều bạn đang cần.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng thời gian một cách có chủ đích, có kế hoạch và có hiệu quả. Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp, phân bổ và điều chỉnh thời gian của mình để hoàn thành các công việc và mục tiêu đã đặt ra. Quản lý được thời gian giúp bạn tăng năng suất làm việc và phát triển bản thân.

Kỹ năng quản lý thời gian tốt mang lại rất nhiều lợi ích:

Hoàn thành được nhiều việc hơn, giảm thiểu sự lãng phí và trì hoãn. Kết quả thu được cũng thường có chất lượng cao hơn.
Giảm stress, căng thẳng và áp lực vì tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Bạn tự tin và thoải mái vì có thể kiểm soát tốt thời gian của mình.
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn đối mặt với các thay đổi bất thường tốt hơn nhờ có thể sắp xếp công việc hiệu quả.
Luyện tập kỹ năng quản lý thời gian còn là chìa khóa để cân bằng công việc và đời sống. Bạn không còn phải mải miết chạy theo công việc mà có thêm thời gian cho bản thân, gia đình, bạn bè.

Dấu hiệu người thiếu kỹ năng quản lý thời gian

Bạn có thể băn khoăn không biết mình đã có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hay chưa. Để kiểm tra, bạn chỉ cần xem xét liệu mình có mắc phải dấu hiệu nào dưới đây hay không:

Thường xuyên trì hoãn: Bạn có xu hướng hoãn lại những công việc khó khăn, không thích hoặc không quan trọng. Bạn luôn có lý do để biện minh cho sự trì hoãn, như không có đủ thời gian, không có đủ tài nguyên, không biết tạo động lực làm việc…
Làm việc không có kế hoạch: Người chưa quản lý thời gian tốt thường không có kế hoạch rõ ràng. Bạn làm việc tùy hứng nên không theo dõi được tiến độ công việc.
Thiếu động lực: Bạn thường xuyên rơi vào tình trạng chán nản, uể oải và không có động lực bắt tay vào làm việc. Điều này ngày càng nghiêm trọng bởi vì lượng công việc bị dồn lại ngày càng nhiều.
Thiếu tập trung: Bạn không quản lý thời gian tốt vì dễ bị sao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài, như điện thoại, email, mạng xã hội, người xung quanh, cảm xúc,…
Multi-task: Bạn tin rằng làm nhiều việc cùng một lúc (đa nhiệm), làm nhiều việc cùng lúc là cách tận dụng và quản lý thời gian hiệu quả. Thực tế, nghiên cứu cho thấy đa nhiệm không chỉ không tăng năng suất, mà còn giảm chất lượng công việc và tăng nguy cơ mắc sai lầm.
Kỷ luật kém: Bạn rất khó đưa bản thân vào khuôn khổ và thực hiện đúng như kế hoạch đã đề ra.

Cách rèn kỹ năng quản lý thời gian

Để có được kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần thực hiện các bước như sau:

Liệt kê các công việc cần làm: Trước hết là phải xác định được bạn cần đạt được những mục tiêu gì, có những việc gì cần thực hiện.
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên để lên kế hoạch hợp lý. Một phương pháp khá phổ biến trong kỹ năng quản lý thời gian là ma trận Eisenhower sẽ được giới thiệu chi tiết trong phần sau.
Lập thời gian biểu hằng tuần để quản lý thời gian hiệu quả. Chia nhỏ công việc và xác định thời gian cần thiết cho mỗi bước. Bạn cũng nên dự phòng một khoảng thời gian dành cho những việc bất ngờ hay khó kiểm soát.
Tuân thủ giờ nào việc nấy để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Kỷ luật là nhân tố không thể thiếu nếu muốn học cách quản lý thời gian tốt.
Linh hoạt đổi lịch khi cần thiết: Kỷ luật không có nghĩa là cứng nhắc. Một người có kỹ năng quản lý thời gian mạnh là người biết điều chỉnh khi gặp yếu tố bất khả kháng hay những ưu tiên mới.
Luôn tổng kết cuối ngày: Đánh giá lại hiệu quả của công việc mình đã làm trong ngày. Bạn có thể điều chỉnh kế hoạch dựa trên kết quả ngày hôm nay. Đồng thời cần tự phân tích điểm mạnh, điểm yếu để rút kinh nghiệm cho sau này.

Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả

SMART

Đây là phương pháp để đặt mục tiêu trong kỹ năng quản lý thời gian, SMART là viết tắt của:

Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần được định nghĩa rõ ràng, không mơ hồ, chung chung.
Measurable (Đo lường được): Mục tiêu cần có những chỉ số để đánh giá được tiến độ và kết quả.
Achievable (Khả thi): Mục tiêu cần phù hợp với khả năng và điều kiện, không nên quá cao hay quá thấp.
Relevant (Thích hợp): Mục tiêu cần liên quan đến công việc và mong muốn của bạn.
Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng.

Pareto

Đây là một quy tắc cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng vào quản lý thời gian, bạn cần tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để đạt được 80% kết quả mong muốn. Bạn cần loại bỏ hoặc giảm bớt những công việc không mang lại giá trị hay hiệu quả.

Eisenhower

Eisenhower dựa trên hai tiêu chí: Quan trọng và khẩn cấp để chia công việc thành 4 loại:

Quan trọng và khẩn cấp: Bạn cần làm ngay và tập trung cao độ.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn cần lên kế hoạch và xếp lịch để làm.
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Bạn có thể giao cho người khác làm.
Không quan trọng và không khẩn cấp: Bỏ qua hoặc hạn chế thời gian làm.

Pomodoro

Đây là một phương pháp được nhiều người dùng để tăng sự tập trung cao độ và năng suất làm việc. Theo đó, bạn chia công việc thành các phần nhỏ có thể hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn, thường là 25 phút, gọi là pomodoro. Sau mỗi pomodoro, bạn sẽ nghỉ 5 phút. Sau mỗi bốn pomodoro, bạn sẽ nghỉ dài hơn, từ 15 đến 30 phút.

Trên đây là những cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian ai cũng có thể làm được. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng cá nhân, cải thiện cuộc sống và công việc của mình.