7 lý do khiến bạn làm việc không hiệu quả dù rất chăm chỉ?

Bạn có từng cảm thấy mình luôn bận rộn và làm việc chăm chỉ từ sáng đến tối nhưng kết quả công việc vẫn không như mong đợi? Bạn dành nhiều giờ ở văn phòng, cố gắng hoàn thành từng nhiệm vụ nhưng hiệu suất lại không cải thiện?

Đây là tình trạng mà rất nhiều người gặp phải trong công việc hàng ngày, có thể bạn đã mắc phải những sai lầm không ngờ tới khiến nỗ lực của mình trở nên lãng phí. Vậy, đâu là nguyên nhân dẫn đến việc làm việc không hiệu quả dù luôn “xài hết công suất”?

Trong bài viết này, cùng Tạp chí Mẹ và Con xem ngay 7 lý do phổ biến khiến công việc của bạn bị trì trệ và tìm hiểu cách khắc phục để làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn nhé!

Không có kế hoạch làm việc rõ ràng

Thiếu một kế hoạch làm việc cụ thể đồng nghĩa với việc chúng ta không có một danh sách công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên hoặc không biết cách phân chia thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ. Khi không có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng, mọi công việc đều có vẻ như quan trọng và cần được giải quyết ngay lập tức, dẫn đến việc chúng ta dễ bị lạc lối và mất phương hướng.

Thay vì tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao hoặc giải quyết vấn đề cốt lõi, chúng ta lại sa đà vào những công việc nhỏ nhặt, không quan trọng hoặc thậm chí là không cần thiết.

Ví dụ nhé:

Một nhân viên văn phòng dành cả ngày để trả lời email, kiểm tra tin nhắn, tham gia các cuộc họp không liên quan hoặc làm những công việc nhỏ nhặt như chỉnh sửa định dạng tài liệu. Trong khi đó, những nhiệm vụ quan trọng như hoàn thành báo cáo cho cuộc họp chiến lược sắp tới, phát triển ý tưởng mới, hay nghiên cứu thị trường lại bị bỏ qua hoặc dời lại vào phút cuối. Kết quả là, mặc dù đã làm việc suốt cả ngày, họ vẫn không hoàn thành được nhiệm vụ chính và cảm thấy căng thẳng vì công việc còn chất đống.

Vậy để tránh tình trạng này, việc lập kế hoạch làm việc rõ ràng và có hệ thống là điều cực kỳ cần thiết, hãy lên một kế hoạch công việc tốt để giúp chúng ta xác định được mục tiêu, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng và phân bổ thời gian hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất. Bắt đầu ngày làm việc bằng cách lập danh sách các công việc cần làm, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và tập trung vào từng nhiệm vụ một cách có ý thức để làm việc thông minh hơn, thay vì chỉ làm việc chăm chỉ.

Không biết quản lý thời gian hiệu quả

Hãy hình dung: Một nhân viên văn phòng có một danh sách dài các công việc cần làm trong ngày, từ trả lời email, xử lý giấy tờ hành chính, đến chuẩn bị báo cáo quan trọng cho cuộc họp tuần sau. Tuy nhiên, thay vì tập trung hoàn thành báo cáo – công việc có giá trị cao và cần thiết hơn, anh ta lại dành hơn một nửa buổi sáng chỉ để kiểm tra và trả lời email, sắp xếp lại bàn làm việc, hoặc tham gia vào các cuộc trò chuyện không cần thiết với đồng nghiệp. Kết quả là, vào cuối ngày, báo cáo vẫn chưa hoàn thành, anh ta phải làm thêm giờ hoặc mang việc về nhà để kịp tiến độ. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn gây ra căng thẳng và mệt mỏi.

Vậy việc không biết quản lý thời gian hiệu quả có thể dẫn đến nhiều hệ quả tiêu cực trong công việc và cuộc sống. Thứ nhất, khi dành quá nhiều thời gian cho các công việc không quan trọng, chúng ta sẽ không còn đủ thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ chính, dẫn đến việc không đạt được mục tiêu đề ra, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc cá nhân cũng như của cả nhóm hoặc tổ chức.

Thứ hai, làm việc kéo dài nhưng không hoàn thành đúng tiến độ khiến chúng ta dễ rơi vào tình trạng căng thẳng và kiệt sức. Khi cảm thấy mình luôn phải chạy đua với thời gian, không bao giờ “hoàn thành” công việc, sẽ dẫn đến tình trạng mệt mỏi tinh thần và thể chất, làm giảm động lực và hứng thú làm việc. Về lâu dài, điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn gây hại cho sức khỏe và chất lượng cuộc sống.

Vậy để tránh rơi vào vòng luẩn quẩn của việc làm việc không hiệu quả, chúng ta cần học cách quản lý thời gian một cách thông minh. Hãy bắt đầu bằng việc xác định các công việc ưu tiên cao, lập kế hoạch làm việc rõ ràng với lịch trình cụ thể cho từng nhiệm vụ.

Sử dụng các phương pháp quản lý thời gian như Pomodoro (làm việc tập trung trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút), tạo to-do list, hoặc sử dụng công cụ hỗ trợ như Trello, Asana để theo dõi tiến độ công việc. Bằng cách này, bạn sẽ làm việc có mục đích, tiết kiệm thời gian và đạt được hiệu quả công việc cao hơn.

Làm việc không hiệu quả vì bị phân tâm và gián đoạn liên tục

Có rất nhiều yếu tố gây phân tâm trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, và chúng có thể đến từ cả bên ngoài lẫn bên trong:

Mạng xã hội và điện thoại di động:

Với sự phát triển của công nghệ và internet, mạng xã hội, tin nhắn, thông báo từ ứng dụng di động hay email luôn chờ đợi sự chú ý của chúng ta. Việc lướt Facebook, Instagram, hoặc kiểm tra tin nhắn trên Zalo, Messenger có thể khiến chúng ta mất hàng giờ mỗi ngày mà không hề nhận ra. Những thông báo từ điện thoại không ngừng nhấp nháy cũng làm chúng ta mất tập trung.

Email công việc:

Thường xuyên kiểm tra và trả lời email ngay lập tức là một thói quen phổ biến nhưng lại rất không hiệu quả. Việc này khiến chúng ta liên tục bị ngắt quãng trong quá trình làm việc, khiến công việc chính không bao giờ được hoàn thành.

Đồng nghiệp và môi trường làm việc ồn ào:

Trong không gian làm việc chung, các cuộc trò chuyện bên ngoài, những câu hỏi, trao đổi từ đồng nghiệp, hay tiếng ồn từ máy in, máy pha cà phê… đều có thể là nguyên nhân khiến chúng ta bị gián đoạn. Đôi khi chỉ một câu hỏi không liên quan từ đồng nghiệp cũng đủ làm gián đoạn mạch suy nghĩ của chúng ta.

Môi trường làm việc không phù hợp:

Một không gian làm việc bừa bộn, thiếu tổ chức, hoặc có quá nhiều yếu tố gây xao nhãng như tiếng ồn, ánh sáng không đủ, nhiệt độ không thoải mái cũng làm giảm khả năng tập trung.

Khi bị phân tâm hoặc gián đoạn, chúng ta thường mất đi sự tập trung cao độ cần thiết để hoàn thành công việc, khiến làm việc không hiệu quả và kéo dài thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Mỗi lần bị gián đoạn, chúng ta không chỉ mất thời gian mà còn phải nỗ lực tinh thần để quay lại mạch công việc đang dang dở, quá trình này làm hao tốn năng lượng tinh thần, khiến chúng ta nhanh chóng cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức.

Đặc biệt khi mất tập trung và gián đoạn liên tục, khả năng mắc lỗi trong công việc cũng tăng lên, các sai sót nhỏ có thể tích tụ lại, gây ra những hậu quả lớn hơn, buộc chúng ta phải mất thêm thời gian để sửa chữa.

Để hạn chế sự phân tâm và gián đoạn trong công việc, chúng ta cần có những biện pháp cụ thể như tắt thông báo không cần thiết trên điện thoại, thiết lập thời gian kiểm tra email cố định, sử dụng tai nghe chống ồn hoặc tạo ra không gian làm việc yên tĩnh và riêng tư. Bằng cách giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng, chúng ta có thể tập trung hơn vào công việc, tăng năng suất và hiệu quả làm việc, đồng thời giảm thiểu căng thẳng và mệt mỏi.

Làm việc đa nhiệm (multitasking) không hiệu quả

Làm việc đa nhiệm thường bị hiểu sai là khả năng xử lý nhiều công việc đồng thời một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng não bộ con người không được thiết kế để thực hiện nhiều tác vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ cùng một lúc. Thay vào đó, khi cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, chúng ta thực chất đang chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ, và việc chuyển đổi này làm mất thời gian và làm gián đoạn dòng chảy tư duy.

Khi thực hiện đa nhiệm, chúng ta không thể tập trung hoàn toàn vào bất kỳ công việc nào, dẫn đến việc giảm chất lượng và hiệu suất công việc. Không chỉ vậy, làm việc đa nhiệm còn làm tăng khả năng mắc lỗi, do não bộ không thể xử lý đầy đủ thông tin khi liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Vì vậy, thay vì hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác, chúng ta lại mất nhiều thời gian hơn để chỉnh sửa và sửa sai.

Ví dụ:

Hãy tưởng tượng một nhân viên văn phòng đang cố gắng làm nhiều việc cùng lúc để hoàn thành tất cả công việc trong ngày: vừa trả lời email của khách hàng, vừa tham gia một cuộc họp trực tuyến, và đồng thời viết báo cáo dự án. Khi đang tham gia cuộc họp, anh ta nhận được email mới và quyết định đọc và trả lời ngay lập tức. Trong lúc trả lời email, anh ta mất tập trung vào cuộc họp, không nghe rõ thông tin quan trọng và sau đó lại phải hỏi lại hoặc xem lại bản ghi. Cùng lúc đó, báo cáo dự án bị đình trệ và có khả năng chứa sai sót do anh ta không thể tập trung hoàn toàn vào công việc này. Kết quả là, không một công việc nào được hoàn thành một cách trọn vẹn và chất lượng công việc bị giảm sút đáng kể.

Thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, hãy tập trung vào từng nhiệm vụ một để hoàn thành chúng với chất lượng cao nhất. Sử dụng các phương pháp quản lý công việc hiệu quả như phân chia thời gian cho từng nhiệm vụ, sử dụng kỹ thuật Pomodoro (tập trung làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút), hoặc lập danh sách ưu tiên để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đạt kết quả tốt nhất.

Làm việc tập trung và có định hướng không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn mang lại sự hài lòng và cảm giác thành tựu trong công việc.

Thiếu kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc

Khi không có kỹ năng tổ chức công việc, chúng ta thường rơi vào tình trạng lúng túng và không biết bắt đầu từ đâu. Việc thiếu một hệ thống quản lý công việc rõ ràng khiến các nhiệm vụ trở nên chồng chéo, không theo thứ tự ưu tiên và dễ dẫn đến bỏ sót những công việc quan trọng. Sự lộn xộn này không chỉ khiến quá trình làm việc không hiệu quả mà còn kéo dài thời gian hoàn thành công việc.

Giải pháp:

Lập danh sách việc cần làm (to-do list):

Để cải thiện kỹ năng tổ chức, hãy bắt đầu bằng việc lập danh sách các công việc cần hoàn thành mỗi ngày. Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và đảm bảo hoàn thành từng công việc một trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác.

Sử dụng công cụ quản lý công việc:

Các ứng dụng như Trello, Asana, Notion, hoặc Microsoft To Do có thể giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, và tổ chức công việc một cách có hệ thống.

Phân loại và sắp xếp tài liệu:

Tạo thói quen sắp xếp tài liệu và giấy tờ một cách khoa học, có hệ thống. Sử dụng kẹp tài liệu, thư mục và các công cụ lưu trữ kỹ thuật số để giảm thiểu sự lộn xộn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Lập kế hoạch làm việc dài hạn:

Ngoài kế hoạch hàng ngày, hãy lập kế hoạch hàng tuần và hàng tháng để định hướng công việc. Điều này giúp bạn kiểm soát tiến độ và biết rõ mình cần làm gì và khi nào, tránh tình trạng bị chồng chéo công việc.

Không nghỉ ngơi đúng cách

Nhiều người nghĩ rằng làm việc liên tục sẽ giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, thực tế lại ngược lại rằng khi làm việc không có thời gian nghỉ ngơi, não bộ không có cơ hội để tái tạo năng lượng và phục hồi, dẫn đến sự mệt mỏi, mất tập trung, và giảm hiệu suất. Một khoảng nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc không chỉ giúp tái tạo năng lượng mà còn giúp cải thiện sự tập trung và sáng tạo.

Giải pháp cho bạn:

Sử dụng phương pháp Pomodoro để nghỉ ngơi hợp lý: Với phương pháp này, bạn làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi ngắn 5 phút. Sau mỗi 4 phiên làm việc (khoảng 2 giờ), bạn nghỉ dài hơn từ 15-30 phút. Việc này giúp não bộ có thời gian nghỉ ngơi, giảm căng thẳng và tái tạo năng lượng.

Thực hiện các bài tập giãn cơ và đi lại ngắn trong thời gian nghỉ: Thay vì ngồi liên tục trong nhiều giờ liền, hãy dành 5-10 phút giữa giờ làm việc để đứng lên, vươn vai hoặc thực hiện các bài tập giãn cơ đơn giản như cúi người chạm ngón chân, xoay người, và kéo giãn cơ vai. Ngoài ra, bạn có thể đi bộ nhẹ nhàng xung quanh văn phòng hoặc khu vực làm việc để lưu thông máu và giảm căng thẳng cơ bắp.

Áp dụng các kỹ thuật thư giãn tinh thần: Trong những giờ nghỉ dài hơn, bạn có thể áp dụng các kỹ thuật thư giãn tinh thần như thiền ngắn, hít thở sâu, hoặc nghe nhạc nhẹ để giảm căng thẳng. Những kỹ thuật này giúp làm dịu thần kinh, giảm mức độ căng thẳng và cải thiện sự tập trung khi quay lại làm việc.

Đảm bảo giấc ngủ đủ và chất lượng vào ban đêm: Đảm bảo giấc ngủ ban đêm từ 7-8 giờ là cách tốt nhất để phục hồi năng lượng sau một ngày dài làm việc. Hãy tạo thói quen đi ngủ và thức dậy đúng giờ, tránh sử dụng thiết bị điện tử ít nhất 1 giờ trước khi đi ngủ để đảm bảo giấc ngủ sâu và không bị gián đoạn.

Sử dụng thời gian nghỉ trưa hiệu quả: Thay vì làm việc liên tục mà không nghỉ trưa, hãy sử dụng thời gian này để nghỉ ngơi và thư giãn. Bạn có thể ăn một bữa trưa nhẹ nhàng, đi dạo ngắn ngoài trời, hoặc thậm chí ngủ trưa 10-20 phút để tái tạo năng lượng.

Thiếu động lực và mục tiêu rõ ràng

Động lực là yếu tố quan trọng giúp chúng ta kiên trì và nỗ lực để đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, khi không có mục tiêu rõ ràng hoặc động lực làm việc, công việc trở nên nhàm chán và vô nghĩa, chúng ta chỉ làm việc theo quán tính hoặc để tránh trách nhiệm, thay vì tìm thấy niềm vui hay ý nghĩa trong công việc. Vậy giải pháp cải thiện là gì?

Thiết lập mục tiêu SMART: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, liên quan đến công việc và có thời hạn (SMART goals). Điều này giúp bạn biết rõ mình cần làm gì và theo đuổi những mục tiêu có ý nghĩa.

Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các bước nhỏ: Phân chia mục tiêu lớn thành các bước nhỏ, dễ thực hiện giúp duy trì động lực và cảm giác thành tựu khi hoàn thành từng bước.

Tạo danh sách công việc ưu tiên: Lập danh sách các công việc quan trọng cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên để tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao nhất.

Tự thưởng khi đạt được mục tiêu: Đặt ra những phần thưởng nhỏ cho bản thân sau khi hoàn thành mỗi cột mốc, giúp tăng động lực và giữ tinh thần tích cực trong công việc.

Nhìn lại kết quả và điều chỉnh mục tiêu: Thường xuyên đánh giá lại tiến độ và kết quả công việc để điều chỉnh mục tiêu nếu cần, giúp bạn luôn có định hướng và động lực phù hợp.

Tìm hiểu và kết nối với ý nghĩa công việc: Hiểu rõ công việc của mình đóng góp như thế nào cho tổ chức hoặc sự phát triển cá nhân, giúp bạn có thêm động lực làm việc mỗi ngày.

Hiểu rõ nguyên nhân khiến bạn làm việc không hiệu quả dù luôn chăm chỉ là bước đầu tiên để thay đổi thói quen và cải thiện hiệu suất công việc. Hãy bắt đầu áp dụng những thay đổi nhỏ từ hôm nay để thấy được sự khác biệt trong công việc và cuộc sống của bạn. Hiệu quả cao không đến từ việc làm việc nhiều, mà từ việc làm đúng cách và có chiến lược nhé!